Thiết kế chữ ký email : 10 lời khuyên hữu ích dành cho bạn

Người ta thường nói ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, vậy còn ấn tượng cuối cùng thì sao ?

Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giúp bạn tìm ra các thiết kế chữ ký email tốt nhất để truyền cảm hứng sáng tạo cho bạn tạo ra những sản phẩm của riêng mình.

Nếu công việc kinh doanh của bạn chủ yếu thông qua email, chữ ký email ở cuối mỗi văn bản sẽ là một trong những yếu tố liên kết cuối cùng giữa người tiêu dùng với dịch vụ / thương hiệu của bạn.

Một chữ ký email tốt là được thiết kế đơn giản, chứa đầy đủ thông tin, chuyên nghiệp và đặt dữ liệu thông tin lên hàng đầu.

Nhưng điều này không có nghĩa là chữ ký của bạn sẽ trông tẻ nhạt và nhàm chán.

Có nhiều cách để tạo ra một mẫu thiết kế chữ ký email đặc biệt và tạo dấu ấn cá nhân riêng, vì vậy hãy nắm bắt 10 mẹo đơn giản và các mẫu ví dụ đẹp dưới đây.

01. Đừng đưa vào chữ ký mail quá nhiều thông tin :

Một lỗi khá phổ biến mà mọi người hay mắc phải làm xem chữ ký email như một đoạn tiểu sử cá nhân bằng cách đưa vào chúng một mớ các liên kết, thông tin, trích dẫn và thậm chí là …QR CODE

Việc đưa vào quá nhiều thông tin sẽ làm cho chữ ký của bạn trở nên dài dòng và cồng kềnh, điều này sẽ khiến phần lớn mọi người không thèm nhìn qua nó, chứ đừng nói đến việc đọc hoặc nhấp vào liên kết.

Vì vậy hãy cố gắng giữ chữ ký của bạn ngắn gọn súc tích phù hợp với thương hiệu.

Bạn có muốn giao dịch qua điện thoại ? Đưa số điện thoại vào phần chữ ký.

Bạn hoạt động tích cực trên các mạng xã hội ? Đưa liên kết MXH vào chữ ký

Thử tham khảo một ví dụ chữ ký email tối giản của Murdock.

Mẫu chữ ký chỉ bao gồm những thông tin quan trọng nhất cho thương hiệu như logo, email tác giả, tên công việc, số điện thoại và tên tài khoản Skype.

Thiết kế này không chỉ ngắn gọn, đơn giản mà còn rất dễ điều hướng.

02. Giới hạn bảng màu

Một quy tắc quen thuộc khi tạo ra một bảng màu thương hiệu là “less is more” (càng đơn giản càng tốt), hay “hãy chỉ sử dụng dưới 3 màu”, và các quy tắc này cũng đặc biệt đúng khi áp dụng cho thiết kế chữ ký email của bạn.

Khi bạn sử dụng quá nhiều màu sắc, sẽ có nguy cơ các màu sắc xung đột lẫn nhau và thiết kế của bạn có thể làm cho thị giác bị lấn át và gây mất tập trung.

Vì vậy, bằng cách giới hạn bảng màu thì những màu sắc bạn sử dụng sẽ có chủ đích và ý nghĩa thông điệp rõ ràng, từ đó giữ cho mẫu thiết kế tinh tế và hiệu quả.

Một kỹ thuật để chọn bảng màu hiệu quả là lấy màu sắc chủ đạo từ bất kỳ yếu tố đồ họa nào liên quan đến thương hiệu của bạn, như logo chẳng hạn.

Qua ví dụ dưới đây bạn sẽ thấy rằng Zippy Sig chỉ sử dụng màu xanh lục đặc trưng của nhãn hiệu để làm nổi bật các yếu tố khác trong chữ ký.

Kỹ thuật này không chỉ giúp giới hạn bảng màu mà còn tạo ra một thiết kế có tính gắn kết và nhấn mạnh cho người xem về sự đồng bộ giữa các yếu tố nhận diện với màu sắc chủ đạo của thương hiệu.

Nhưng nếu logo thương hiệu của bạn là một màu đen phẳng, không có màu đặc trưng nổi bật thì sao ?

Bảng màu vô cùng đa dạng cho bạn lựa chọn, hãy chọn một màu bên ngoài bổ sung cho thương hiệu của bạn và thêm nó vào thiết kế, giống như cách mà Chaya M Kanner đã làm trong ví dụ dưới đây.

Bằng cách sử dụng một dải màu xanh neon đánh highlight lên phần trang web và các liên kết mạng xã hội quan trọng, khiến những thông tin này trở nên nổi bật và làm cho khách hàng có xu hướng click vào.

Sự kết hợp thêm màu sắc bắt mắt cho một thiết kế đơn sắc làm tôn lên cá tính riêng cho thương hiệu.

03. Hạn chế sử dụng quá nhiều font chữ

Chúng tôi đã cho bạn lời khuyên về việc giới hạn bảng màu, vậy với bảng font chữ thì sao ? Câu trả lời là cũng tương tự, giới hạn càng ít font chữ càng tốt.

Sử dụng quá nhiều font chữ cùng lúc có thể làm chữ ký của bạn trở nên rối mắt, gây mất tập trung và gây khó khăn cho việc đọc.

Một lý do phổ biến khiến nhiều người sử dụng font chữ vô tội vạ là vì họ muốn làm nổi bật các tiêu đề và mẫu thông tin nhất định, vì vậy họ cứ gán cho mỗi phần văn bản là một font chữ riêng.

Vậy tại sao bạn không nghĩ đến giải pháp linh hoạt hơn là thay vì chọn quá nhiều font chữ thì chỉ sử dụng một font nhưng trên nhiều định dạng (typeface) khác nhau của nó.

Tìm ra cho mình một font chữ đơn giản làm chủ đạo có nhiều tùy chọn định dạng về cỡ chữ và kiểu dáng rồi pha trộn các thuộc tính với nhau thay vì sử dụng hoàn toàn một font chữ mới.

Bạn có thể tìm thấy rất nhiều font chữ linh hoạt đa định dạng như font Raleway trong hình dưới đây.

Tham khảo mẫu chữ ký của Themesforce và lưu ý cách thêm màu, kết hợp giữa chữ hoa và chữ thường, tùy chỉnh nét chữ đậm nhạt khác nhau để tạo ra một thiết kế sống động.

Tất nhiên, sử dụng nhiều hơn một font chữ không hẳn là sai. Nhưng hãy cố gắng giới hạn chỉ một font chữ bổ sung để giữ cho thiết kế mạch lạc và gắn kết.

Ví dụ: Thiết kế chữ ký của Sombras Blancas Design. Họ chỉ sử dụng duy nhất hai kiểu chữ – một serif và một sans serif để tạo cho thiết kế một bố cục tinh tế, gọn gàng và dễ đọc.

Vì vậy, câu chuyện ở đây là không nhất thiết bạn chỉ sử dụng duy nhất một kiểu chữ, nhưng hãy chắc chắn rằng mỗi kiểu chữ bạn sử dụng đều có chủ đích và ý nghĩa nhất định cho thương hiệu.

04. Phân cấp thông tin để điều hướng thị giác :

Có một hệ thống cấp bậc rõ ràng là điều cần thiết đối với bất kỳ thiết kế sử dụng để truyền đạt thông tin quan trọng, và chữ ký email của bạn chứa đựng hầu hết các thông tin liên lạc quan trọng, nên hệ thống phân cấp là yếu tố chủ chốt.

Nói đến việc phân cấp thông tin là nói đến việc sử dụng tỷ lệ, màu sắc và độ đậm font chữ để làm người xem hiểu là thông tin nào quan trọng nên đọc trước

Có thể đó là tên tác giả email, hoặc cũng có thể là tên thương hiệu / công ty, dù là gì đi nữa thì hãy chắc chắn rằng phần chính yếu đó sẽ được đặt ở vị trí phân cấp hàng đầu.

Một ví dụ về thiết kế chữ ký có phân cấp thứ bậc mạnh mẽ là của Themesforce, tỷ lệ của tên tác giả email lên được tăng cường tối đa để thu hút sự chú ý nhất. Những phần còn lại được in đậm và tô màu để thể hiện tầm quan trọng giúp hướng sự chú ý của mắt một cách hợp lý.

Khi bạn đang phân vân không biết nên đặt phần nào trong thiết kế của mình lên hàng đầu, đừng nên làm nổi bật tất cả các yếu tố trong chữ ký, như vậy là đi ngược với mục đích ban đầu.

Thay vào đó, hãy khôn ngoan bằng cách quyết định chọn ra trước phần mà bạn muốn chú ý đầu tiên và đưa nó lên đầu chuỗi phân cấp.

05. Giữ các yếu tố đồ họa tối giản

Tiếp tục với câu nói “less is more”, khi đặt các yếu tố đồ họa trong chữ ký email của bạn, hãy cố gắng giới hạn ở mức 1-2 yếu tố để tránh thiết kế trở nên lộn xộn.

Tham lam quá nhiều yếu tố đồ họa riêng lẻ vào một chữ ký email có thể làm thiết kế của bạn phức tạp quá mức và khiến nó giống như một bức ảnh cắt ghép hơn là một phần chốt bài.

Chỉ nên bao gồm một yếu tố đồ họa trong chữ ký email là chính logo thương hiệu của bạn.

Khá đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả để mọi người nhanh chóng xác định email này đến từ công ty/cá nhân nào và tạo mức độ nhận diện mạnh mẽ cho thương hiệu của bạn.

Một yếu tố đồ họa phổ biến khác thường được sử dụng trong chữ ký là một ảnh chân dung của tác giả email.

Đặt một bức ảnh khuôn mặt bạn cùng với tên gọi là một cách đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả để xây dựng mối quan hệ cá nhân và tạo cảm giác tin tưởng – chỉ cần đảm bảo bức ảnh của bạn hài hòa, sáng sủa và chuyên nghiệp.

Chữ ký email của Chanelle Villena trở nên hoàn hảo khi kết hợp cả ảnh chân dung với logo thương hiệu. Tuy nhiên, hãy chắc chắn các yếu tố đồ họa này giữ ở mức cân bằng, đơn giản,.

06. Sử dụng các icon truyền thông xã hội để tăng lưu lượng truy cập

Bạn muốn bộ nhận diện thương hiệu của mình hoạt động hiệu quả bên mảng truyền thông xã hội ? Hãy đính kèm các liên kết biểu tượng phương tiện truyền thông xã hội vào trong chữ ký email của bạn để khai thác tối đa “mảnh đất màu mỡ” này.

Đưa các liên kết mạng truyền thông xã hội vào không chỉ thúc đẩy lượng truy cập vào nội dung trực tuyến mà còn giúp người nhận email dễ dàng liên hệ và theo dõi bạn.

Nếu bạn muốn các liên kết mạng truyền thông xã hội của bạn thu hút sự quan tâm của người xem, hãy xem xét sử dụng các icon thay thế cho các đường dẫn hyperlinks hoặc URLs.

Tại sao lại như vậy ?

Theo như Neomam Studios xác nhận rằng tâm trí con người chỉ cần 150ms (micro giây) để xử lý một icon và 100ms để hiểu được ý nghĩa gắn với icon đó.

Thêm vào đó, cách này sẽ giúp bạn tiết kiệm không gian và tránh các đường dẫn dài dòng phiền phức.

Hãy tham khảo cách mà Nakro đã sử dụng các icon truyền thông xã hội bổ sung vào thiết kế chữ ký để giúp liên kết người đọc với các profiles khác nhau của họ.

Để tạo ra tính đồng bộ, hãy chọn các icon truyền thông xã hội tương tự với các yếu tố thiết kế khác của bạn, giống như các icon dưới đây được thiết kế với khung tròn và các đường nét đơn sắc.

Nếu ví dụ trước chúng ta thấy được màu đơn sắc của các icon làm cho thiết kế trở nên sinh động hơn, thì với ví dụ tiếp theo của Email Signature Rescue bạn sẽ thấy họ sử dụng các icon màu đen đơn giản nằm trong các vòng tròn sắc nét giúp làm tông màu vàng chủ đạo nổi bật lên.

Nếu bạn đang tìm kiếm các icon phương tiện truyền thông xã hội để phù hợp với thiết kế chữ ký của mình, thì đừng quên danh sách 49 trang web tốt nhất tìm kiếm icon miễn phí!

07. Căn chỉnh thiết kế ngay thẳng, gọn gàng

Một bí mật dành cho bạn: sự khác biệt giữa một chữ ký rõ ràng, có trật tự, hiệu quả với một chữ ký sơ sài chắp vá đó chính là nghệ thuật sắp đặt.

Bạn chỉ cần căn chỉnh đồ họa, các kiểu mẫu và icon một cách hợp lý và đơn giản, thế là  bạn có ngày một mẫu thiết kế cân đối hài hòa đúng trật tự.

Ví dụ: Xem xét mẫu chữ ký email này của Matt Coneybeare.

Thiết kế này sắp xếp phần thông tin chính chạy dọc theo chiều cao của logo thương hiệu tạo nên một khối thống nhất, gọn gàng và đẹp mắt.

Thử tìm các hình dạng thích hợp làm khuôn và căn chỉnh các yếu tố theo khuôn mẫu đó để tạo cho riêng mình một chữ ký ấn tượng và độc đáo .

Việc căn chỉnh các yếu tố trong chữ ký là vô cùng quan trọng. Phần lớn các chữ ký email thường được căn trái vì chúng dễ điều hướng đọc nhất, Email Signature Rescue là một ví dụ điển hình.

08. Tận dụng không gian để phân chia

Khi bạn có nhiều nội dung nhưng diện tích thì không cho phép, không gian trống là vô cùng giá trị.

Vì vậy, bằng cách sử dụng các đường ngăn cách, bạn có thể đặt vừa vặn thông tin vào một khu vực gọn gàng mà không làm tổng thể rối tung lên.

Các vách ngăn đồ họa từ các ký tự hay họa tiết mà bạn có thể thấy qua ví dụ của Graphic River.

Với các vách ngăn đồ họa màu xanh đơn giản, mỗi đoạn thông tin và nội dung được sắp xếp một cách sạch sẽ, đơn giản và dễ nhìn hơn.

Một cách khác để phân chia nội dung là sử dụng các thanh dọc thẳng đứng, thường là ký tự “|”. Hãy thử khám phá qua ví dụ của Email Signature Rescue

Bằng cách sử dụng các thanh dọc để phân chia các phần thông tin riêng biệt trên cùng một dòng, bạn có thể tránh được việc xuống dòng quá nhiều, tiết kiệm thêm không gian và tăng cường khả năng đọc thông tin của người xem hơn.

Hơn nữa, đây là một cách đơn giản để giảm thiểu các yếu tố đồ họa trong chữ ký của bạn nếu bạn không muốn thiết kế quá cầu kỳ, phức tạp.

09. Thân thiện với thiết bị di động

Dữ liệu cho thấy rằng số lượng người mở email thông qua thiết bị di động đang tăng dần theo thời gian.

Trên thực tế, Campaign Monitor nói rằng có đến 41% số người mở email của họ trên thiết bị di động so với trên máy tính.

Không bàn tới phương diện kỹ thuật, chúng ta chỉ nói về yếu tố thiết kế sao cho chữ ký email của bạn được xử lý nhanh và thân thiện với các thiết bị di động,

Điều đầu tiên đó chính là tỷ lệ.

Điện thoại di động nhỏ hơn nhiều so với máy tính, vì vậy hãy chắc chắn rằng các dạng văn bản và hình ảnh đều có thể đọc được khi thu nhỏ xuống màn hình điện thoại.

Chữ ký từ Instant Entity là một ví dụ về hình ảnh có thể bị giảm chất lượng khi thu nhỏ tỷ lệ.

Những ký tự quanh logo rất nhỏ và có thể không đọc được khi thu nhỏ xuống kích thước các thiết bị di động. Đây thực sự không phải là vấn đề gì quá to tát nhưng bạn cũng nên lưu ý.

Nếu bạn gặp vấn đề này với thương hiệu của mình, hãy xem xét thay thế logo bằng phiên bản đơn giản hơn hoặc chữ ký logo có thể thay đổi tỷ lệ.

Một điều khác cũng quan trọng không kém khi chuyển từ máy tính sang thiết bị di động là đảm bảo các liên kết của bạn có thể dễ dàng nhấp vào được.

Điều này có nghĩa là các liên kết của bạn không quá nhỏ hoặc đặt quá sát nhau, nếu không có thể xảy ra sự cố người dùng muốn liên kết với Twitter của bạn nhưng lại nhấn nhầm vào icon Facebook nằm sát bên cạnh.

Ví dụ này của Xink cho thấy họ đã chú ý đến việc định vị các icon phương tiện truyền thông xã hội cách đều nhau để đảm bảo khả năng điều hướng dễ dàng.

Các yếu tố thương hiệu, kiểu mẫu và đồ họa khác cũng có thể dễ dàng thay đổi tỷ lệ để đọc được trên màn hình nhỏ hơn.

Điều này không có nghĩa là bạn nên mở rộng tất cả yếu tố trong thiết kế của mình, vì không phải ai cũng sẽ xem chữ ký của bạn trên thiết bị có cùng kích thước với thiết kế mà bạn gửi.

Kích thước màn hình có thể thay đổi và điều bạn cần làm là dự đoán trước cũng như chuẩn bị sẵn các phiên bản chữ ký phù hợp với mọi loại kích thước màn hình.

10. Tìm ra sự cân bằng :

Lời khuyên hữu ích cuối cùng dành cho bạn chính là hãy duy trì sự cân bằng trong thiết kế.

Các yếu tố đồ họa trực quan trong thiết kế nên được ưu tiên nhưng không có nghĩa bạn bỏ qua các yếu tố phụ.

Khi bắt tay vào công việc thiết kế, hãy thử trả lời câu hỏi: Bạn có muốn sử dụng nhiều hơn ba màu cho thiết kế của mình ?

Nếu có thì chỉ cần bạn chắc rằng tuyển chọn màu sắc một cách kỹ lưỡng và cân bằng với các yếu tố thiết kế còn lại.

Ví dụ, chữ ký này của Miguel Oliva Márquez sử dụng khá nhiều màu đơn sắc trong một thanh đồ họa, vì thế các yếu tố đồ họa còn lại được tối giản hóa nhằm tránh gây rối mắt cho người nhận.

Tương tự, nếu bạn muốn bao gồm liên kết hoặc các icon phương tiện truyền thông xã hội trong thiết kế của mình, hãy cố gắng giảm thiểu các nội dung khác nếu có thể, để đảm bảo thiết kế của bạn không quá lộn xộn, giống như Karen Mareš đã làm trong ví dụ dưới đây.